تقع على عاتق المتقدم للجائزة مسؤولية ايداع ملفه في الفترة المحددة. كما يمكن استقبال ملفات الترشح نيابة عن المؤسسات او الافراد عبر :
- مؤسسات التعليم العالي او البحث العلمي؛
- الجمعيات الثقافية المعترف بها ؛
- الجمعيات العلمية المتخصصة والمعترف بها.
يمكن للفائزين القدماء بجائزة شنقيط ترشيح من يرونه مؤهلا لنيل الجائزة .